Leg afspraken goed vast
Tijdens het overnameproces is het noodzakelijk verschillende documenten op te stellen om het proces zo gestructureerd en officieel mogelijk te laten verlopen. Het doel van die documenten is niet alleen het structureren van informatie, maar ook het beschermen van zowel de koper als de verkoper. Door meerdere documenten op te stellen bouwt u zekerheid in om op terug te vallen, mocht iets niet helemaal uitpakken zoals gehoopt.
Contracten en documenten om op te stellen tijdens de verkoop van een bedrijf
De verschillende documenten die u opstelt, passen bij de opeenvolgende stappen die u in het verkoopproces doorloopt. De eerste stap, nadat u de knoop hebt doorgehakt om te verkopen, is het verstrekken van informatie aan potentiële kopers via een verkoopbrochure, ook wel het verkoopmemorandum genoemd. Hiermee geeft u de koper de eerste informatie over het bedrijf dat u verkoopt en over wat het precies inhoudt. Het document dat daarmee samenhangt, is een geheimhoudingsverklaring. Deze verklaring wordt door u en de koper getekend, waarmee u afspreekt dat de gedeelde informatie vertrouwelijk wordt behandeld en niet met derden wordt gedeeld. Nadat de koper het verkoopmemorandum heeft doorgenomen en (indien gewenst) een geheimhoudingsverklaring heeft getekend, is de oriëntatieperiode in gang gezet. De koper zal veel vragen hebben en door uw antwoorden mogelijk tot de intentie komen het bedrijf te kopen. Is die intentie er, dan stelt u met de koper een intentieverklaring op, ook wel de Letter of Intent (LOI). Hierin worden de intenties van koper en verkoper vastgelegd en krijgt de koper het startsein voor een verder boekenonderzoek. Dat boekenonderzoek wordt ook wel due diligence (DD) genoemd. Tijdens de due diligence krijgt de koper toegang tot alle gegevens van het bedrijf, om zeker te weten dat het past bij wat hij voor ogen heeft. Zijn koper en verkoper het eens over de inhoud van de overname, dan kan de overnameovereenkomst worden opgesteld: het finale contract dat de overname bezegelt.
Verkoopmemorandum
Een van de eerste documenten die tijdens de verkoop van een bedrijf worden opgemaakt, is het verkoopmemorandum, ook wel een verkoopbrochure genoemd. Het verkoopmemorandum wordt door de verkoper gemaakt om de koper op een gestructureerde manier informatie over de onderneming te verschaffen. Een verkoopmemorandum behandelt onder andere de zwakke en sterke kanten van de onderneming, de concurrentiepositie en, indien van toepassing, bepaalde personeelsdata zoals ziekteverzuim en verloop. Een overzichtelijk en gedetailleerd verkoopmemorandum is niet alleen informatief, maar ook een kans om kopers een goede indruk te geven van de manier waarop u uw zaken en uw bedrijfsvoering regelt.
Het is belangrijk volledig te zijn in het verstrekken van informatie aan de koper. De verkoper heeft namelijk een informatieplicht. Dit betekent dat u als verkoper niet expres onaantrekkelijke details achterhoudt of verdraait om een mooier beeld van de onderneming te schetsen. Vaak worden achtergehouden of gekleurde details later in het proces alsnog ontdekt, waarna het vertrouwen van de koper aanzienlijk kan afnemen. Het is dan ook aan te raden vanaf het begin duidelijk, eerlijk en open te zijn over wat u aanbiedt.
Het delen van een verkoopmemorandum gebeurt vaak na of gelijktijdig met het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Door die verklaring weet u dat de verstrekte informatie niet zonder toestemming door de koper wordt gedeeld.
Geheimhoudingsverklaring
Het tekenen van een geheimhoudingsverklaring verplicht beide partijen om de informatie die tijdens besprekingen en onderhandelingen wordt gedeeld, niet aan anderen door te geven. De gedeelde informatie blijft dus strikt tussen u en de koper. Het is verstandig al vroeg in het contact met een koper een geheimhoudingsverklaring te tekenen. Meestal worden de verklaringen getekend in de zogenoemde informatiefase, die samengaat met het delen van het verkoopmemorandum. Na die informatiefase, waarin u informatie over het bedrijf verstrekt, wordt duidelijk of u beiden een potentiële overname ziet zitten. Is dat het geval, dan kan de intentie voor een overname worden bevestigd met het volgende procesdocument: de Letter of Intent (LOI), ook wel intentieverklaring genoemd. Bij de intentieverklaring zijn verkoper en koper al vergevorderd in de informatiefase en zijn de partijen het erover eens hoe de overname eruit gaat zien. De LOI zorgt ervoor dat de intentie tot overname, en de daarbij horende afspraken, worden vastgelegd.
Letter of Intent (LOI)
Een intentieverklaring, ook wel Letter of Intent (LOI), is, zoals de naam doet vermoeden, een overeenkomst waarin koper en verkoper aangeven de intentie te hebben om met elkaar een deal te sluiten. Deze overeenkomst sluit u wanneer u het met de koper eens bent over de hoofdlijnen van een eventuele overname. Met deze verklaring geeft u elkaar het vertrouwen tot een goede overname te willen komen. Belangrijk om te weten is dat de afspraken in de intentieverklaring wél bindend zijn. In een intentieverklaring wordt vaak het volgende opgenomen: het type transactie (een activa-passivatransactie, een fusie of een aandelenoverdracht), welk deel van de onderneming wordt overgenomen en de verkoopprijs. Daarnaast staan er vaak afspraken in over het boekenonderzoek, dat meestal na het tekenen van de intentieverklaring begint. Het boekenonderzoek, ook wel due diligence (DD), houdt in dat de verkoper de vertrouwelijke bedrijfsgegevens beschikbaar stelt aan de koper. De koper mag de boeken van de onderneming dus in detail onderzoeken. Bij de intentieverklaring en het boekenonderzoek wordt vaak ook een geheimhoudingsverklaring opgenomen, zodat de gedeelde informatie geheim blijft mocht de koop niet doorgaan. Is er in een eerdere fase al een geheimhoudingsverklaring getekend, dan hoeft er (meestal) geen nieuwe te worden getekend, omdat de geheimhouding al is afgesproken.
De afspraken die bij het tekenen van een intentieverklaring (de LOI, oftewel Letter of Intent) worden overeengekomen, zijn bindend. Hierover ontstaat vaak verwarring, omdat de naam 'intentieverklaring' niet meteen aan een contract of overeenkomst doet denken.
Het is belangrijk te weten dat wanneer er concrete afspraken in de intentieverklaring zijn opgenomen, zoals voorwaarden voor verkoop, prijs en overnamedatum, koper en verkoper daaraan gebonden zijn. Wil de koper of verkoper dat de intentieverklaring niet bindend is, dan moet dat via ontbindende voorwaarden in het document worden opgenomen. In dat geval kunnen specifieke voorwaarden worden opgenomen die omschrijven onder welke omstandigheden de gemaakte afspraken kunnen worden ontbonden. Voorbeelden van zulke omstandigheden zijn het niet verkrijgen van passende financiering of onverwachte negatieve bevindingen tijdens het boekenonderzoek.
Overnameovereenkomst
Wanneer koper en verkoper allebei definitief groen licht geven voor een overname, kan de verkoopovereenkomst, ook wel overnameovereenkomst, worden opgesteld. Hierin worden alle afspraken op papier gezet, bijvoorbeeld de definitieve koopprijs, de betalingsstructuur en de bijbehorende randvoorwaarden. Wat er uiteindelijk in de overeenkomst komt te staan, hangt af van veel factoren, zoals het type bedrijf en de bedrijfsstructuur, de wensen van beide partijen en de sector en geografie (denk aan wetgeving, enzovoort).
En vergeet niet een overdrachtsdocument op te stellen om de periode ná de bedrijfsovername te versoepelen.
