Klantenbestand overnemen: wat zijn de regels?
Een bedrijfsverkoop kan op verschillende manieren plaatsvinden: van een volledige overname via een aandelentransactie tot (deel)overnames van verschillende activa, waaronder een klantenbestand. Vooral wanneer de onderneming niet meer zo goed draait, zien wij nog weleens dat het klantenbestand alsnog voor een redelijk bedrag kan worden verkocht. Sinds de invoering van de AVG komen hier vaker vragen over binnen, en dat is niet voor niets. In dit artikel zetten wij de (on)mogelijkheden van de verkoop van een klantenbestand voor u op een rij.
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Sinds 2018 zijn bedrijven op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de 'AVG') verplicht persoonsgegevens zorgvuldig(er) te verwerken. Onder persoonsgegevens vallen alle gegevens waarmee de identiteit van een persoon kan worden afgeleid: naam, adres, e-mailadres enzovoort. Veelal dus standaardonderdelen van een klantenbestand.
Verwerkingsgrondslag
In de AVG staat dat persoonsgegevens niet mogen worden verwerkt zonder dat daar een verwerkingsgrondslag voor is. Over de vraag of de verkoop van een klantenbestand een verwerking is (zoals bedoeld in de AVG) bestaat geen twijfel meer: verkoop, en dus overname, valt onder de definitie van een verwerking, en daarvoor moet een grondslag zijn.
Mag ik mijn klantenbestand verkopen?
Om deze vraag te beantwoorden, moet worden vastgesteld of er een verwerkingsgrondslag is. Misschien de meest voor de hand liggende grondslag is toestemming van de personen die in het bestand staan. Puur juridisch gezien is dat een solide route, maar zij is omslachtig en gaat veelal gepaard met een groot conversieverlies. Een wettelijke verplichting op grond waarvan een verwerking noodzakelijk is, is een andere verwerkingsgrondslag. Bij een bedrijfsovername wordt echter in de meeste gevallen een beroep gedaan op het zogenoemde 'gerechtvaardigd belang' als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens.
Gerechtvaardigd belang en de AVG
In de praktijk blijkt een koper zich bij een overname meestal op dit gerechtvaardigd belang te kunnen beroepen. De belangrijkste voorwaarde daarvoor is dat het commerciële belang van de koper zwaarder weegt dan de privacybelangen van de personen in het klantenbestand. In de praktijk zien wij dat de privacyinbreuk gering is zolang de koper de klantgegevens uitsluitend gebruikt om de overeenkomst uit te voeren en daarmee de wens van de klant na te komen.
Wél gelden hierbij aanvullende eisen: klanten moeten worden geïnformeerd over de overname, de wettelijke bewaartermijnen moeten worden nageleefd en personen moeten zich te allen tijde kunnen uitschrijven.
Een nieuwsbriefbestand verkopen: mag dat ook?
Niet alleen het klantenbestand vertegenwoordigt waarde, ook de database met alle e-mailadressen van personen die zich voor de nieuwsbrief hebben ingeschreven is voor kopers (vaak uit dezelfde branche) erg interessant. Iedere ondernemer wil een maximaal bereik voor zijn diensten, en de overname van een nieuwsbriefbestand kan dat bereik versneld doen groeien tegen een beperkte investering. De personen in dit bestand hebben echter toestemming gegeven aan de verkoper voor het toesturen van e-mail, en niet aan de koper.
Mag het nieuwsbriefbestand dan mee met een overname?
Ja, dat mag. De voorwaarde is wel dat de koper doorgaat onder de naam van de verkoper: webwinkel 123halsband.nl verkoopt dus haar nieuwsbriefbestand en de koper gaat onder dezelfde bedrijfsnaam verder. In de praktijk lukt dit dus alleen wanneer een koper meer overneemt dan alleen het klantenbestand; ook de handelsnaam, domeinnaam en merknaam zouden dan mee moeten gaan. Ook hier geldt: ontvangers moeten worden geïnformeerd en zij moeten zich uiteraard op ieder moment kunnen uitschrijven.
Een klantenbestand verkopen in de praktijk
Kort samengevat: neemt een koper enkel en alleen een klantenbestand over om deze klanten vervolgens met zijn eigen producten te benaderen, dan is expliciete toestemming nodig. Alleen wanneer er sprake is van een 'overgang van onderneming' mag de koper de klantgegevens zonder toestemming gebruiken, maar uitsluitend voor de producten die de vorige eigenaar ook leverde.
Valt een B2B-klantenbestand ook onder de AVG?
Ja, ook B2B-gegevens, bijvoorbeeld een zakelijk e-mailadres, kunnen persoonsgegevens zijn. De impact op de privacy van de betrokkene is doorgaans wat lager, maar de privacywetgeving blijft van toepassing zodra het om persoonsgegevens gaat.
OvernameAdvies
Zeker bij kleine (deel)overnames zien wij de verkoop van klanten- en nieuwsbriefbestanden nog weleens langskomen, vaak als laatste optie wanneer een volledige bedrijfsverkoop niet is gelukt. Wees hier echter voorzichtig mee, want de boetes die de Autoriteit Persoonsgegevens bij inbreuk op privacyrechten kan opleggen, zijn niet mals. Laat u voorlichten voordat u een bestand met persoonsgegevens verkoopt, en zorg in alle gevallen voor een overnameovereenkomst.
