Documenten bij bedrijfsoverdracht

Tijdens het overnameproces is het noodzakelijk om verschillende documenten op te stellen om het overnameproces zo gestructureerd en officieel mogelijk te laten verlopen. Het doel van de documenten is niet alleen het structureren van informatie maar ook het beschermen van zowel de koper als de verkoper in het overnameproces. Door meerdere documenten op te stellen tijdens een overnameproces bouwt u zekerheid in om op terug te vallen mocht iets niet helemaal uitpakken zoals gehoopt.

Contracten en documenten die u opstelt tijdens de verkoop van een bedrijf

De verschillende documenten die u zult opstellen passen bij de verschillende stappen die u doorloopt in het verkoopproces. De eerste stap na de knoop te hebben doorgehakt om een bedrijf te verkopen is het verstrekken van informatie aan potentiële kopers via een verkoopbrochure, ook wel het verkoopmemorandum genoemd. Hiermee geeft u de koper de eerste informatie over het bedrijf dat u verkoopt en wat het precies inhoudt. Het document wat daarmee samenhangt is een geheimhoudingsverklaring. Deze verklaring wordt door u en de koper getekend, waarmee jullie de afspraak maken dat de gedeelde informatie vertrouwelijk behandeld wordt en deze niet met derden zal worden gedeeld. Nadat de koper het verkoopmemorandum heeft doorgenomen, en (wanneer gewenst) een geheimhoudingsverklaring heeft getekend, is de oriëntatieperiode in gang gezet. De koper zal veel vragen hebben en door middel van uw antwoorden wellicht tot de intentie komen het bedrijf te kopen. Als de intentie tot overname er is zult u met de koper een intentieverklaring opstellen, ook wel de Letter of Intent (LOI). Hierin worden de intenties van de koper en verkoper vastgesteld en wordt een startsein gegeven aan de koper om een verder boekenonderzoek te doen. Boekenonderzoek wordt ook wel Due Diligence (DD) genoemd. Tijdens de DD zal de koper toegang krijgen tot alle gegevens van het bedrijf om zeker te weten dat het past bij wat de koper voor ogen heeft. Als de koper en verkoper het eens zijn over de inhoud van de overname kan de overnameovereenkomst opgesteld worden, dit is het finale contract dat de overname zal bezegelen.

Verkoopmemorandum

Een van de eerste documenten dat opgemaakt wordt tijdens het verkopen van een bedrijf is het verkoopmemorandum, ook wel een verkoopbrochure genoemd. Het verkoopmemorandum wordt door de verkoper gemaakt om de koper op een gestructureerde manier informatie over de onderneming te verschaffen. Een verkoopmemorandum behandelt onder andere een beschrijving van de zwakke en sterke kanten van de webshop, de concurrentiepositie en sommige personeel data als ziekteverzuim en verloop als dat van toepassing is. Een overzichtelijk en gedetailleerd verkoopmemorandum is naast informatief ook een kans om kopers een goede indruk te geven van de wijze waarop u uw zaken en uw bedrijfsvoering regelt. 

Het is belangrijk om volledig te zijn in het verstrekken van informatie aan de koper. De verkoper heeft namelijk een informatieplicht. Dit betekent dat u als verkoper niet express onaantrekkelijke details achterhoudt of verdraaid om een mooier beeld van de onderneming te schetsen. Vaak worden de achtergehouden of anders gekleurde details later in het overnameproces toch ontdekt waarna het vertrouwen van de koper aanzienlijk af kan nemen. Het is dan ook aan te raden vanaf het begin duidelijk, eerlijk en open te zijn over wat u aanbiedt. 

Het delen van een verkoopmemorandum wordt vaak na of gelijktijdig gedaan met het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Door het tekenen van een geheimhoudingsverklaring weet u dat de verstrekte informatie niet door de koper zonder toestemming wordt gedeeld.

Geheimhoudingsverklaring

Het tekenen van een geheimhoudingsverklaring verplicht beide partijen om de informatie, dat wordt gedeeld tijdens besprekingen en onderhandeling, niet aan anderen door te geven. De gedeelde informatie blijft dus strikt tussen u en de koper. Het is verstandig om al vroeg in het contact met een koper een geheimhoudingsverklaring te tekenen. Meestal worden de verklaringen getekend in de zogenoemde informatiefase dat samengaat met het delen van het verkoopmemorandum. Na de informatieve fase, waarin u informatie over het bedrijf verstrekt, zal het duidelijk worden of u beiden een potentiële overname zien zitten. Als dit het geval is kan de intentie voor een overname worden bevestigd met het volgende proces document: de Letter of Intent (LOI), ook wel intentieverklaring genoemd. Bij de intentieverklaring zijn verkoper en koper al vergevorderd in de informatiefase en zijn de partijen het er over eens hoe de overname eruit gaat zien. De LOI zorgt ervoor dat de intentie voor overname, en de daarbij horende afspraken, vastgelegd worden.

Letter of intent (LOI)

Een intentieverklaring of ook wel Letter of Intent (LOI) is, zoals de naam doet vermoeden, een overeenkomst waarbij de koper en verkoper aangeven de intentie te hebben om met elkaar een deal te sluiten. Deze overeenkomst wordt gesloten wanneer u en de koper het eens zijn over de hoofdlijnen van een eventuele overname. Met deze verklaring geeft u elkaar het vertrouwen tot een goede overname te willen komen. Belangrijk is te weten dat de afspraken in de intentieverklaring wél bindend zijn. In een intentieverklaring wordt vaak het volgende opgenomen: type transactie (is het een activa/passiva transactie, een fusie of een aandelenoverdracht), welk gedeelte van de onderneming overgenomen zal worden en de verkoopprijs. Daarnaast zullen er ook afspraken in staan over het boekenonderzoek dat vaak na het tekenen van de intentieverklaring zal beginnen. Het boekenonderzoek, ook wel Due Diligence (DD), houdt in dat de verkoper de vertrouwelijke bedrijfsgegevens beschikbaar stelt voor de koper. De koper mag dus de boeken van de onderneming in detail onderzoeken. Bij de intentieverklaring en het boekenonderzoek wordt ook vaak een geheimhoudingsverklaring opgenomen zodat, mocht de koop niet doorgaan, de gedeelde informatie geheim moet blijven. Als er al een geheimhoudingsverklaring is getekend in eerdere fases hoeft er (meestal) niet nog een verklaring te hoeven getekend omdat de geheimhouding al is afgesproken.

Overname overeenkomst

Wanneer de koper en verkoper allebei definitief groen licht geven voor een overname kan de verkoopovereenkomst, ook wel overdrachtsdocument of overnameovereenkomst, opgesteld worden. In een verkoopovereenkomst worden alle afspraken op papier gezet. Afspraken zijn bijvoorbeeld de definitieve koopprijs, de betalingsstructuur en welke randvoorwaarden hieraan verbonden zijn. Wat er uiteindelijk in de verkoopovereenkomst komt te staan hangt ook af van veel verschillende factoren als het type bedrijf en bedrijfsstructuur, de wensen van beide partijen en de industrie en geografie (denk aan wetgeving etc.).